Digitales Berichtsheft: kostenlose Vorlage + Prüfliste 2026

Ein digitales Berichtsheft ist der elektronisch geführte Ausbildungsnachweis nach § 13 BBiG. Azubis halten darin täglich oder wöchentlich fest, was sie im Betrieb und in der Berufsschule gemacht haben. Der Ausbilder prüft die Einträge und gibt sie digital frei. Erlaubt ist das für alle Ausbildungsverträge ab dem 1. Oktober 2017. Ohne vollständigen Nachweis gibt es keine Zulassung zur Abschlussprüfung.

Was verlangt § 13 BBiG vom Berichtsheft?

Das Berufsbildungsgesetz verpflichtet Azubis, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen (§ 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG). Die elektronische Form gilt für alle Verträge ab dem 1. Oktober 2017 (§ 103 Abs. 3 BBiG). Welche Form gilt, steht im Ausbildungsvertrag (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG). Der Betrieb muss Azubis zum Führen anhalten, die Nachweise regelmäßig durchsehen und sie am Arbeitsplatz schreiben lassen (§ 14 Abs. 2 BBiG).

Die Details beschreibt die Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses vom 1. September 2020. Sie ist keine Rechtsnorm, die Kammern sollen sie aber umsetzen:

• Rhythmus: täglich oder wöchentlich, stichwortartig, etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche, von Azubis selbständig geführt
• Pflichtangaben: Name, Ausbildungsjahr und Berichtszeitraum auf jeder Tages- oder Wochenübersicht
• Inhalt: betriebliche Tätigkeiten, Unterweisungen und betrieblicher Unterricht sowie die Themen der Berufsschule, möglichst mit Zeitdauer
• Freigabe: Ausbilder prüfen mindestens monatlich und bestätigen Richtigkeit und Vollständigkeit, bei digitalen Nachweisen auch elektronisch
• Minderjährige: Eine gesetzliche Vertretung nimmt in angemessenen Abständen Kenntnis und bestätigt das

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskunft gibt die zuständige Kammer.

Was passiert mit dem digitalen Berichtsheft der IHK?

Das Digitale Berichtsheft der IHK im Serviceportal Bildung wird laut mehreren IHKs zum 31. Dezember 2026 bundesweit eingestellt (IHK Hannover). Danach sind die gespeicherten Nachweise weder abrufbar (IHK für Rheinhessen) noch exportierbar (IHK Limburg). Die Azubis sollen ihre Berichtshefte deshalb rechtzeitig exportieren und lokal speichern (IHK Hannover). Betriebe, die das IHK-Tool genutzt haben, brauchen eine neue Lösung.

Von 14 IHKs, deren Seiten wir am 2. November 2026 ausgewertet haben, nennen 13 den 31. Dezember 2026 als letzten Tag. Die IHK Karlsruhe nennt für ihr Online-Portal den 30. Juni 2026. Die Übersicht je IHK, eine Export-Anleitung und eine Checkliste für den Jahreswechsel stehen in unserem Beitrag IHK Berichtsheft Alternative: Was nach dem 31.12.2026 gilt.

Vor Jahresende: offene Einträge freigeben, alle betroffenen Azubis ihre Nachweise als PDF exportieren lassen, eine Kopie im Betrieb ablegen und das neue Berichtsheft mit der Woche nach dem letzten exportierten Eintrag beginnen.

Berichtsheft-Vorlage zum Kopieren

Diese Struktur deckt die Mindestangaben der BIBB-Empfehlung ab und passt in jedes Textprogramm, Wiki oder Berichtsheft-Tool. Legen Sie pro Woche eine Kopie an.

Welche Möglichkeiten gibt es für ein digitales Berichtsheft?

Es gibt vier Wege: eine Vorlage in Word oder PDF, eine Branchen-App, eine eigenständige Berichtsheft-App oder eine Lernplattform mit Berichtsheft. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Handarbeit Erinnerungen, Freigabe und Export noch machen.

Kostenlos starten: Die BIBB-Empfehlung enthält Muster für tägliche und wöchentliche Nachweise, auch mit Bezug zum Ausbildungsrahmenplan. Sie nennt außerdem Branchen-Apps, etwa für das Bäcker-, Dachdecker-, Friseur- und Metallhandwerk, den Garten- und Landschaftsbau und Kfz-Berufe. Fragen Sie zuerst Ihre Kammer, welche Formate sie annimmt.

Für Azubis ist das Berichtsheft immer kostenlos. Nachweishefte, Formblätter und IT-Programme stellt der Betrieb (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 BBiG). Azubis müssen also nichts kaufen. Welche Form gilt, erfahren sie im Betrieb.

Prüfliste: Ist die digitale Lösung einsatzbereit?

Diese Punkte sollten erfüllt sein, bevor Sie ein Tool einführen. Besonders wichtig nach der IHK-Abschaltung: Jeder Nachweis muss sich jederzeit vollständig exportieren lassen.

Darf man das Berichtsheft mit KI schreiben?

Nur als Hilfe beim Formulieren eigener Notizen, nicht als Ersatz. Zwei Regeln setzen den Rahmen.

1. Selbständig geführt, vom Ausbilder bestätigt. Nach der BIBB-Empfehlung führen Azubis den Nachweis selbständig. Ein Text, den eine KI ohne eigene Notizen erfindet, erfüllt das nicht.
2. Betriebsgeheimnisse bleiben im Betrieb. Azubis sind zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 13 Satz 2 Nr. 6 BBiG). Kundennamen, Preise oder interne Abläufe gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot.

Legen Sie im Betrieb fest, ob und welche KI-Werkzeuge erlaubt sind. Worauf Sie bei der Auswahl achten, zeigt unser 7-Punkte-Check zu DSGVO-konformen KI-Tools.

Berichtsheft und Lernplattform verbinden

Am meisten bringt ein digitales Berichtsheft, wenn es dort liegt, wo Azubis auch lernen. Dann sieht der Ausbilder Nachweis und Lernstand an einem Ort. LearnSlice, eine Lernplattform für die Ausbildung aus Düsseldorf, verbindet beides.

So sieht ein Eintrag in LearnSlice aus. Betriebliche Tätigkeiten, Berufsschulthemen, Stunden und Abteilung sind feste Felder. Der Lehrplanbezug zeigt, welche Themen aus dem Lernplan im Zeitraum bearbeitet wurden. Vor dem Einreichen bestätigt der Azubi, dass er den Eintrag selbst verfasst hat. Der Ausbilder legt den Rhythmus fest, zum Beispiel wöchentlich.

So werden Lücken sichtbar, bevor sie zum Problem werden, lange vor der IHK-Prüfung. Wie Lernplan, Berichtsheft und Prüfungsvorbereitung in LearnSlice zusammenspielen, zeigen wir Ihnen in einer 30-Minuten-Demo.

Wie stellt man auf ein digitales Berichtsheft um?

In fünf Schritten:

1. Ausbildungsvertrag prüfen. Steht dort die elektronische Form? Falls nicht, fragen Sie Ihre Kammer, wie die Änderung festgehalten wird.
2. Mit einer Pilotgruppe starten. Ein paar Azubis und Ausbilder testen zuerst, dann folgen alle.
3. Kurz einweisen. Eine Stunde reicht, um Eintragen, Prüfen und Freigeben zu zeigen.
4. Feste Regeln setzen. Zum Beispiel: Einträge bis Freitagmittag, Freigabe bis Montag.
5. Nach vier bis sechs Wochen nachfragen. Was läuft, was hakt? Passen Sie den Ablauf an.

Ein digitales Berichtsheft spart Papier, vor allem aber Nacharbeit vor der Prüfungsanmeldung. Wählen Sie eine Lösung, die der BIBB-Empfehlung folgt, sich vollständig exportieren lässt und die Ihre Ausbilder wirklich nutzen.