IHK Berichtsheft Alternative: Was nach dem 31.12.2026 gilt

Das Digitale Berichtsheft der IHK wird laut mehreren IHKs zum 31. Dezember 2026 bundesweit eingestellt. Ab dem 1. Januar 2027 kommen weder Azubis noch Ausbilder an die gespeicherten Nachweise. Die Pflicht zum Berichtsheft bleibt: Ohne vollständigen Nachweis gibt es keine Zulassung zur Abschlussprüfung.

Hier lesen Sie, was Betriebe bis Jahresende erledigen müssen und welche Alternativen es gibt.

Stand: 2. November 2026. Alle Angaben zur Abschaltung stammen von den Websites der jeweiligen IHK. Maßgeblich ist immer Ihre zuständige Kammer.

Wann wird das IHK-Berichtsheft abgeschaltet?

Laut mehreren IHKs am 31. Dezember 2026. Im Bezirk der IHK Karlsruhe endete das Online-Portal bereits am 30. Juni 2026 (IHK Karlsruhe). Die wichtigsten Punkte von den IHK-Seiten:

• Termin: “Das Digitale Berichtsheft im Serviceportal Bildung wird bundesweit zum 31. Dezember 2026 eingestellt” (IHK Hannover, ebenso IHK Nordschwarzwald).
• Danach kein Zugriff: Ab dem 1. Januar 2027 ist kein Zugriff mehr auf das digitale Berichtsheft und die darin gespeicherten Daten möglich (IHK für Rheinhessen).
• Keine neuen Betriebe: Neue Betriebe werden seit dem 22. September 2025 nicht mehr freigeschaltet (IHK Hannover).
• Export nur bis Jahresende: “Beachten Sie zusätzlich, dass ein Export nach dem 31.12.2026 nicht mehr möglich sein wird” (IHK Limburg).
• Azubis exportieren: Die Auszubildenden sollen ihre Berichtshefte rechtzeitig exportieren und lokal abspeichern (IHK Hannover).
• Pflicht bleibt: “Ausbildungsnachweise sind weiterhin Voraussetzung für die Zulassung zu Prüfungen” (IHK für Rheinhessen).

Eine bestimmte Nachfolgelösung schreibt das Gesetz nicht vor. Die IHK Hannover etwa spricht aus rechtlichen Gründen keine Empfehlung für einen Anbieter aus. Sie lässt Papier und digitale Lösungen anderer Anbieter zu, sofern sie der BIBB-Empfehlung entsprechen (IHK Hannover).

Wie regeln die IHKs Export und Abschaltung?

Wir haben am 2. November 2026 die Seiten von 14 IHKs zur Abschaltung ausgewertet. 13 nennen den 31. Dezember 2026 als letzten Tag. Die IHK Karlsruhe nennt für ihr Online-Portal den 30. Juni 2026. 10 der 14 IHKs schreiben ausdrücklich, dass danach kein Zugriff oder kein Export mehr möglich ist. 9 nennen ausdrücklich die Azubis als diejenigen, die den Export erledigen. Laut IHK Region Stuttgart können nur Azubis exportieren.

Die Links zu allen 14 IHK-Seiten stehen in den Quellen am Ende des Beitrags. Die Seiten der übrigen IHKs haben wir nicht ausgewertet. Was für Ihren Betrieb gilt, steht auf der Website Ihrer IHK.

Was müssen Betriebe bis zum 31.12.2026 tun?

Betroffen sind alle Betriebe, deren Azubis das IHK-Tool nutzen und deren Ausbildung über den Jahreswechsel läuft. Kurz gesagt: Daten sichern, neue Form vereinbaren, lückenlos weiterschreiben.

1. Alle betroffenen Azubis informieren. Den Export erledigen die Azubis. Die Sicherung hängt also an ihnen. Die Oldenburgische IHK bittet Betriebe, ihre Azubis zum rechtzeitigen Export aufzufordern (Oldenburgische IHK).
2. Offene Einträge vorher prüfen. Bestätigen Sie alles, was im Portal noch auf Ihre Prüfung wartet, bevor Ihre Azubis exportieren.
3. Den Export kontrollieren. Lassen Sie sich die PDF-Dateien zeigen und legen Sie eine Kopie im Betrieb ab. Prüfen Sie, ob alle Wochen bis zum Exportdatum enthalten sind.
4. Neue Form vereinbaren. Wenn die Ausbildung über den 31. Dezember 2026 hinausgeht, vereinbaren Betrieb und Azubi die Fortführung in einer neuen Berichtsheftvariante. Die Form des Ausbildungsnachweises, schriftlich oder elektronisch, steht im Ausbildungsvertrag (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG). Fragen Sie Ihre IHK, ob und wie Sie den Wechsel festhalten müssen.
5. Ab dem 1. Januar 2027 lückenlos weiterschreiben. Der neue Nachweis setzt dort an, wo der Export endet. Für die Prüfungsanmeldung muss der Nachweis vollständig vorliegen (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG).

So exportieren Azubis das Berichtsheft

Die IHK Region Stuttgart beschreibt den Export in fünf Schritten (Anleitung):

1. Die Seite meineihk.service.ihk.de/landing/bildung aufrufen.
2. Auf “Zum digitalen Berichtsheft” klicken und mit E-Mail-Adresse und Passwort anmelden.
3. Die Kachel “Berichtsheftverwaltung” öffnen.
4. Unter “Berichtsheft herunterladen” den “Berichtsheftexport aller Einträge” wählen. Es entsteht eine PDF-Datei mit allen Einträgen.
5. Die PDF-Datei an einem sicheren Ort speichern.

Welche Alternativen zum IHK-Berichtsheft gibt es?

Es gibt drei Wege: das Berichtsheft auf Papier oder in Word führen, eine eigenständige Berichtsheft-Software nutzen oder eine Lernplattform mit Berichtsheft wählen.

Ein Muster zum Kopieren, das die Mindestangaben der BIBB-Empfehlung abdeckt, finden Sie in unserem Beitrag Berichtsheft digital führen.

Worauf kommt es bei der neuen Lösung an?

Was im Berichtsheft stehen muss, ändert sich durch die Abschaltung nicht. Die Regeln stehen in der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses. Die IHK Hannover etwa lässt Produkte anderer Anbieter zu, sofern sie dieser Empfehlung entsprechen.

• Rhythmus: Azubis führen den Nachweis täglich oder wöchentlich, stichwortartig, rund eine DIN-A4-Seite pro Woche.
• Selbständig geführt: Die Einträge schreiben die Azubis selbst.
• Inhalt: betriebliche Tätigkeiten, Unterweisungen und betrieblicher Unterricht sowie die Themen der Berufsschule.
• Freigabe: Ausbilder prüfen mindestens monatlich und bestätigen. Bei elektronischen Nachweisen reicht eine elektronische Bestätigung, am besten mit Name und Datum im Nachweis.
• Minderjährige: Erziehungsberechtigte nehmen in angemessenen Abständen Kenntnis und bestätigen das.
• Export: Jeder Nachweis sollte sich jederzeit vollständig als PDF exportieren lassen. Die Abschaltung zeigt, warum.
• Datenschutz: Hosting in Deutschland oder der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und getrennte Rollen für Azubis und Ausbildungsverantwortliche.

So sieht ein Eintrag im LearnSlice-Berichtsheft aus. Betriebliche Tätigkeiten, Berufsschulthemen, Stunden und Abteilung sind feste Felder. Vor dem Einreichen bestätigt der Azubi, dass er den Eintrag selbst verfasst hat. Danach gibt der Ausbilder frei oder schickt ihn zur Überarbeitung zurück.

Was gilt beim Wechsel mitten im Ausbildungsjahr?

Bei laufenden Ausbildungen fällt die Umstellung mitten ins Ausbildungsjahr. Zwei Dinge machen sie einfacher:

• Den Schnitt sauber setzen. Der neue Nachweis beginnt mit der Woche nach dem letzten exportierten Eintrag. So gibt es keine Lücke und keine doppelte Woche. Zur Prüfungsanmeldung gehören dann beide Teile.
• Den Ausbildungsrahmenplan im Blick behalten. Ein Wechsel ist ein guter Anlass zu prüfen, welche Positionen des Ausbildungsrahmenplans bisher im Berichtsheft auftauchen und welche noch fehlen. Wie die Abschlussprüfung aufgebaut ist, zeigt unser Beitrag zur IHK-Prüfungsvorbereitung.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskunft zu Ihrem Ausbildungsverhältnis gibt die zuständige Kammer. LearnSlice ist kein Angebot der Industrie- und Handelskammern und steht mit ihnen in keiner Verbindung.